Uppförandekod för leverantörer

Mälarenergikoncernens uppdrag är att genom affärsmässig samhällsnytta bidra till en långsiktig hållbar utveckling. Med denna uppförandekod vill Mälarenergi säkerställa att vi tillsammans med våra leverantörer arbetar för en hållbar utveckling. Denna uppförandekod ska utgöra en integrerad del av leverantörens avtal med Mälarenergi.

Det åligger leverantören att tillämpa Mälarenergis uppförandekod för leverantörer i sin egen verksamhet. Om det uppstår motstridighet mellan uppförandekoden och tillämpliga lagar, ska leverantören följa de högre ställda kraven.

1 Mänskliga rättigheter

Alla internationellt erkända mänskliga rättigheter, så som de uttrycks i FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, den internationella konventionen om medborgerliga och politiska rättigheter, den internationella konventionen om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter samt ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, ska respekteras.

2 Arbetares rättigheter

2.1 Föreningsfriheten och rätten till kollektiva förhandlingar respekteras

a) Arbetstagare, utan åtskillnad, har rätt att gå med i eller bilda fackföreningar efter eget val samt att förhandla kollektivt.
b) Arbetsgivare intar en öppen inställning till fackföreningars aktiviteter och deras organisatoriska verksamhet.
c) Arbetstagarrepresentanter diskrimineras inte och har möjlighet att utföra sina representativa funktioner på arbetsplatsen.

2.2 Anställningen är fritt vald

a) Det finns inget tvångsarbete eller någon form av slaveri.
b) Arbetstagare är inte skyldiga att lämna ”depositioner" eller sina identitetshandlingar hos sin arbetsgivare och är fria att lämna sin arbetsgivare efter rimlig uppsägningstid.

2.3 Barnarbete får inte användas

a) Det får inte förekomma barnarbete. Barnarbete är varje form av aktivitet eller arbete som är skadligt för den intellektuella, fysiska, sociala och moraliska utvecklingen hos personer under 18 år och som undergräver deras utbildning, hindrar dem från att gå i skolan, tvingar dem att överge skolgången för tidigt eller kräver att de arbetar och studerar samtidigt.
b) Arbetsgivaren utvecklar eller deltar i och bidrar till policyer och program som föreskriver transition av varje barn som befinns utföra barnarbete, för att göra det möjligt för hen att delta i och förbli i utbildning tills hen inte längre är ett barn.
c) En arbetstagare under 18 år kan dock ha rätt att arbeta om hen uppfyller ålderskraven för den aktuella typen av arbete:
- För allmänt arbete är minimiåldern 15 år.
- För icke-farligt arbete får minimiåldern tillfälligt fastställas till 14 år i länder där skolavslutningsåldern är lägre än 15 år.
d) Personer under 18 år får inte vara anställda nattetid eller under farliga förhållanden.

2.4 Ingen diskriminering utövas och ingen omänsklig behandling är tillåten

a) Det finns ingen diskriminering vid anställning, ersättning, tillgång till utbildning, befordran, uppsägning eller pensionering på grund av nationellt ursprung, religion, ålder, funktionshinder, kön, civilstånd, sexuell läggning, fackligt medlemskap eller politisk tillhörighet.
b) Fysiska övergrepp eller disciplin, hot om fysiska övergrepp, sexuella eller andra trakasserier och verbala övergrepp eller andra former av hot ska vara förbjudna.

2.5 Arbetsförhållandena är säkra och hygieniska

a) En säker och hygienisk arbetsmiljö ska tillhandahållas, med beaktande av kunskapen om branschen och om eventuella särskilda faror. Lämpliga åtgärder ska vidtas för att förebygga olyckor och hälsoskador som uppstår till följd av, har samband med eller inträffar i arbetet, genom att så långt det är praktiskt möjligt minimera orsakerna till de faror som är förenade med arbetsmiljön.
b) Arbetstagare ska få regelbunden och registrerad hälso- och säkerhetsutbildning.
c) Tillgång till rena toaletter och dricksvatten samt i förekommande fall sanitära anordningar för lagring av livsmedel ska tillhandahållas.
d) Inkvartering, om sådan tillhandahålls, ska vara ren, säker och tillgodose arbetstagarnas grundläggande behov.
e) Ansvaret för hälsa och säkerhet ska tilldelas en företrädare för den högsta ledningen.
f) Alla arbetstagara ska vara fria från drog- och alkoholpåverkan under arbetstid.

2.6 Levnadslöner främjas

a) Löner och förmåner som betalas ut för en normal arbetsvecka ska uppfylla åtminstone nationella rättsliga standarder eller branschriktmärkesstandarder, beroende på vilken som är högst.
b) Alla arbetstagare ska få skriftlig och begriplig information om sina anställningsvillkor avseende lön innan de börjar arbeta och om löneuppgifterna för den berörda löneperioden varje gång de får betalt.
c) Löneavdrag som en disciplinär åtgärd ska inte tillåtas och inte heller ska avdrag från löner som inte föreskrivs i nationell lagstiftning tillåtas utan den berörda arbetstagarens uttryckliga tillstånd.

2.7 Arbetstiden är inte oskälig

a) Arbetstiden ska följa nationella lagar, eventuellt kollektivavtal och bestämmelserna i b till f nedan, beroende på vilket som ger det större skyddet för arbetstagare.
b) Arbetstiden, exklusive övertid, ska fastställas i avtal och får inte överstiga 48 timmar per vecka.
c) Övertid ska användas på ett ansvarsfullt sätt, med beaktande av omfattning, frekvens och arbetade timmar för enskilda arbetstagare och arbetskraften som helhet. Den får inte användas för att ersätta reguljär anställning.
d) Det totala antalet arbetade timmar under en sjudagarsperiod får inte överstiga 60 timmar, utom när det omfattas av punkt e nedan.
e) Arbetstiden får överstiga 60 timmar under en sjudagarsperiod endast i undantagsfall om samtliga följande villkor är uppfyllda:
- detta är tillåtet enligt nationell lagstiftning;
  • detta är tillåtet enligt ett kollektivavtal som fritt förhandlats fram med en arbetstagarorganisation som representerar en betydande del av arbetskraften;
  • lämpliga skyddsåtgärder vidtas för att skydda arbetstagarnas hälsa och säkerhet;
  • arbetsgivaren kan visa att exceptionella omständigheter föreligger, såsom oväntade produktionstoppar, olyckor eller nödsituationer.
f) Arbetstagarna ska ges minst en ledig dag under varje sjudagarsperiod eller, om det är tillåtet enligt nationell lagstiftning, två dagar ledigt under varje 14-dagarsperiod.

2.8 Reguljär anställning tillhandahålls

a) I största möjliga utsträckning ska det arbete som utförs ske på grundval av ett erkänt anställningsförhållande som etablerats genom nationell lagstiftning och praxis.
b) Skyldigheter gentemot arbetstagare enligt lagar och andra författningar om arbete eller social trygghet som följer av det reguljära anställningsförhållandet ska inte undvikas genom användning av underleverantörer eller hemarbete, eller genom lärlingssystem där det inte finns någon verklig avsikt att förmedla färdigheter eller tillhandahålla reguljär anställning. Inte heller ska sådana skyldigheter undvikas genom överanvändning av tidsbegränsade anställningskontrakt.

3 Miljön

3.1 Klimat- och miljöpåverkan

a) Nationell miljölagstiftning följs.
b) Klimatåtgärder som bidrar till att uppnå nationella och internationella klimatmål främjas.
c) Användningen av jungfruliga råvaror minskas genom kontinuerlig optimering av råvaruanvändningen, ökad återvinning och återanvändning av råmaterial, minimering av avfall och genom erbjudanden och lösningar i linje med en cirkulär ekonomi.
d) Inga råvaror används från arter som är listade i CITES (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora, kallas även Washingtonkonventionen) eller som akut hotade, hotade eller sårbara på IUCN:s rödlista över hotade arter (International Union for Conservation of Nature).
e) Kemikalieanvändningen kontrolleras eller utvärderas. Där så är tillämpligt utförs substitution och/eller implementering av alternativa processer, för att minska farorna för hälsa och miljö och förbättra resurseffektiviteten.
f) Avfall lagras, hanteras, transporteras och bortskaffas på ett sätt som skyddar arbetstagares hälsa, personer i omgivande samhällen och miljön.
g) Strategier för effektiv vattenanvändning främjas där så är tillämpligt.
h) Utsläpp som utgör en fara för hälsa och miljö minskas eller elimineras.

3.2 Miljörättigheter

a) Alla folk har rätt till självbestämmande och att fritt förfoga över sina naturrikedomar och naturresurser. Ett folk får inte i något fall berövas sina möjligheter till försörjning.
b) Olovlig avhysning eller övertagande av mark, skog eller vatten får inte förekomma.
c) Ursprungsbefolkningars rätt till mark, territorier och naturresurser som de traditionellt har ägt, ockuperat eller på annat sätt använt eller förvärvat respekteras, inklusive rätten till fritt och informerat förhandssamtycke.
d) Rätten till en säker, ren, hälsosam och hållbar miljö respekteras. Denna rättighet är en integrerad del av det fulla åtnjutandet av rätten till liv, hälsa, mat, vatten och sanitet.

4 Affärsetik

4.1 Korruption, konkurrensbegränsande beteende och beskattning

a) Ingen inblandning i mutbrott, förskingring, handel med inflytande, missbruk av tjänsteställning, olagligt berikande, penningtvätt, häleri eller hindrande av rättvisan förekommer.
b) Inga avtal ingås som syftar till att snedvrida konkurrensen eller missbruka en dominerande ställning.
c) Skatteupplägg avstås om det är osäkert om arrangemanget ligger inom lagens ram. Detsamma gäller skatteplanering som utnyttjar brister i skatteregler.

5 Tillbörlig aktsamhet i leverantörskedjan

Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor syftar till att säkerställa att upphandlade leverantörer har policyer och processer på plats för att identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.

Dessa villkor, inklusive förekommande termer och begrepp, bygger på FN:s Global Compact, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, OECD:s riktlinjer om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande samt ILO:s trepartsförklaring om multinationella företag och socialpolitik och innebär att:

a) Leverantören ska ansvara för integrering av processer och policyer för tillbörlig aktsamhet, fördela ansvar och säkerställa efterlevnad av uppförandekoden i hela leveranskedjan.
b) Risker ska identifieras, bedömas och hanteras genom åtgärdsplaner samt dokumenteras.
c) Leverantören ska rapportera allvarliga avvikelser och samarbeta i Mälarenergis uppföljning, inklusive transparens kring underleverantörer.

6 Allvarliga avvikelser

Tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare är allvarliga avvikelser.

Allvarlig miljöskada definieras som skada som orsakas av förorenande verksamhet som har en allvarlig negativ påverkan på människor, vattenområden eller grundvatten, arter och livsmiljöer.

Storskalig korruption definieras som inblandning i mutbrott, förskingring, handel med inflytande, missbruk av tjänsteställning, olagligt berikande, penningtvätt, häleri eller hindrande av rättvisan.

7 Uppföljning

7.1 Avvikelse

Om leverantören har skälig anledning att anta att det förekommer eller har förekommit en allvarlig avvikelse i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna ska leverantören inom fyra veckor rapportera de faktiska omständigheterna samt de genomförda och planerade åtgärderna till Mälarenergi. De allvarliga avvikelserna definieras i punkt 6.

7.2 Åtagande

Leverantören ska delta i och samarbeta med Mälarenergis uppföljning av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer. Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering och revision.

7.3 Dialog

Leverantören ska inom fyra veckor från Mälarenergis begäran delta i dialog om hur leverantören efterlever sina åtaganden.

7.4 Egenrapportering

Mälarenergi kan begära att leverantören skriftligen ska lämna rapport på eventuella frågor som Mälarenergi efterlyser.

7.5 Revision

Leverantören ska inom fyra veckor från Mälarenergis begäran möjliggöra för Mälarenergi att själva eller genom ombud utföra revisioner i leverantörens egen verksamhet. Leverantören ska också möjliggöra för Mälarenergi att själv eller genom ombud utföra revisioner i eventuella underleverantörers verksamhet. Leverantören och eventuella underleverantörer ska i samband med revisioner tillhandahålla den information som Mälarenergi efterfrågar.

7.6 Rätt att dela resultat

a) Mälarenergi har rätt att dela resultat av genomförd uppföljning av uppförandekoden med andra aktörer för att underlätta samarbeten för hållbar upphandling, minska antal granskningar av leverantören och bidra till kostnadsbesparingar för leverantören.
b) Mälarenergi ska meddela leverantören om detta innan resultatet av genomförd uppföljning delas.

8 Hantering av avvikelser från kontraktsvillkoret

8.1 Åtgärder

Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer. Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.

8.2 Åtgärdsplan

Vid avvikelse från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer ska leverantören upprätta en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av Mälarenergi. Leverantören ska upprätta åtgärdsplanen senast fyra veckor från första kännedom om avvikelsen. Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas allvarlighet och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.

8.3 Avropsstopp

Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 7.1 och 7.4, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 7.2, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 8.1-8.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har Mälarenergi rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. Detsamma gäller under den tid Mälarenergi utreder en potentiell grund för avropsstopp. Under den tid avropsstoppet består har Mälarenergi rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.

8.4 Uppsägning av kontraktet

Oaktat någon annan bestämmelse i [kontraktet/ramavtalet] har Mälarenergi rätt att säga upp [kontraktet/ramavtalet] med omedelbar verkan om Mälarenergi har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna och den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.